Zeg eens eerlijk, hoeveel tijd ben je in de week kwijt met je email? Is dat meer dan 1 uur per dag? Dan doe je structureel iets verkeerd en ligt er een enorme winst voor het oprapen.
Toen ik jaren geleden mijn eerste grote communicatie training gaf, zei ik het al tegen de deelnemers: stop alsjeblieft met mailen! Het is het meest ineffectieve en inefficiënte communicatiemiddel dat er is. Ik zei het toen en ik ben het blijven zeggen. En vandaag besteed ik er zelfs een blog aan. En niet zonder reden.
Ons brein is gemaakt voor face-to-face communicatie
Net als de deelnemers toen, heb je nu waarschijnlijk de nodige vragen. En misschien zelfs wel hevige verontwaardiging. Stoppen met mailen? Ja, lekker makkelijk gezegd, maar weet je wel hoeveel mail ik krijg op een dag, hoeveel vragen er gesteld worden? Die kan ik toch niet zo maar onbeantwoord laten? En dan, wat is dan het alternatief? Moet ik met iedereen het gesprek aangaan? Afspraken inplannen? Bellen? Hoeveel tijd denk je dat dat kost? En weet je wel hoe vol mijn agenda is?
Ons brein is gemaakt voor face –to –face communicatie. Maar liefst 93% van de boodschap die wij ontvangen wordt bepaald door lichaamstaal en intonatie. Twee aspecten die helemaal wegvallen bij communicatie per mail. Wat overblijft is slechts de 7% inhoud. De ontvanger zal deze 7% zelf moeten interpreteren. Bovendien ontbreekt via email de mogelijkheid om direct verhelderende vragen te stellen. Je mag er bij een schriftelijke boodschap dus eigenlijk nooit van uitgaan dat de ontvanger je boodschap direct begrijpt, tenzij het om een eenvoudige mededeling gaat.
Ja, maar, e-mailen is zo lekker makkelijk
De reden dat we vooral voor e-mail kiezen, is omdat we er dan zelf “vanaf” zijn. Onze vraag is uitgezet en we kunnen even iets van de to-do lijst schrappen. De actie ligt nu bij iemand anders. Of als iemand jou een mail stuurt met allerlei vragen, dan is vaak de eerste reactie om ook per mail te antwoorden. Met alle risico voor misverstanden, lange e-mailwisselingen etc.
De email is een prima communicatiemiddel voor het bevestigen van een afspraak, het toesturen van informatie die je in een eerder gesprek hebt toegezegd, het rondsturen van een datumprikker of het laten weten dat je een vraag hebt en graag een afspraak wilt.
Waar email niet geschikt voor is, zijn inhoudelijke discussies, het stellen en het beantwoorden van open vragen met een meer algemeen karakter (Wat is jouw standpunt over XYZ? Niet via de mail!), zaken die je iemand niet rechtstreeks durft te zeggen, het uitleggen van complexe zaken of het toelichten van besluiten waarvan je weet dat er emoties bij komen kijken.
Het gesprek aangaan levert je tijd en energie op!
In al die gevallen waar e-mail niet geschikt voor is: ga het gesprek aan. En heus, het gaat je juist tijd én energie opleveren. De tijd die je nu besteedt aan al die mails, de ergernissen die je erover hebt, de stress van een steeds maar weer volle inbox; al die tijd en energie kun je veel effectiever besteden door het gesprek aan te gaan. En met de huidige technologie is dat makkelijker dan ooit. Maak een belafspraak, gebruik skype of face-time en als het om meer mensen tegelijk gaat: gebruik video-conferentie.
Een gemiddelde medewerker spendeert bijna 20 uur per maand aan het oplossen van onduidelijke communicatie. Hoeveel kan jij besparen door daar aan de voorkant iets aan te doen? Wat betekent dit voor jouw team? De eerste stap die je kunt zetten is om met je team de afspraak te maken dat intern niet meer gemaild wordt. Gebruik de richtlijnen zoals ik die hierboven schets. Maak het een teamcultuur om elkaar te spreken. Telefonisch of face to face. En gebruik de tijdwinst die daarmee ontstaat om niet meer via email met collega’s van andere teams of vestigingen, klanten en anderen te communiceren. Maak een afspraak, loop er naar toe, bel even op. Zodat je in één keer kunt checken of de boodschap is aangekomen én goed begrepen.
Hoe nu verder?
Wil je meer weten over effectieve communicatie en wat dit jou als leider en je team kan opleveren? Maak een afspraak voor een gratis 30 minuten virtuele koffie.
Met veel passie coach ik vrouwelijke leiders binnen de overheid. Ik stond zelf 20 jaar met m’n voeten in de klei en lag regelmatig met m’n neus in de modder. Ik was afdelingshoofd en gemeentesecretaris. Ik leerde wat niet werkt door te vallen, stond op en ging op zoek naar wat wél werkt. Wil jij beter worden in je leiderschap zonder de fouten te maken die ik maakte? Neem dan vrijblijvend contact met me op.
